Salam Sukses Sejahtera SMARTpreneur Indonesia,…!

Beberapa minggu lalu saya berkesempatan mendampingi Para Kepala Dinas Kabupaten Maluku Tenggara dalam mereview Program Kerja mereka di 2019.

Program Kerja dari beberapa OPD (Organisasi Perangkat Daerah) dalam satu tahun haruslah saling konvergen dalam pelaksanaannya, agar terjadi proses kerja yang efisien dan efektif serta hasil maksimal yang akan diperoleh.

Namun pada kenyataannya tidak mudah untuk melakukan proses kerja yang konvergen, karena masing-masing OPD sudah terbiasa bekerja dengan pola dan kebiasaan mereka masing-masing yang sesuai dengan prioritas berdasarkan target Renstra mereka.

Program kerja telah disepakati dan disetujui dalam MUSRENBANG mereka yang telah saya dampingi pula beberapa waktu sebelumnya, dan telah saya ceritakan pula di blog saya ini tentang Government Model.

Peran kepemimpinan seorang Bupati di Kabupaten Maluku Tenggara menjadi sangat penting agar terjadi Fokus pelaksanaan program kerja yang fokus dan terarah mencapai hasil yang maksimal dari penggunaan dana program kabupaten.
Sesuai arahan Pak Bupati Kabupaten Maluku Tenggara di 2020 untuk para OPD adalah dapat melakukan “Konvergensi Percepatan Peningkatan Kesejahteraan Maluku Tenggara”.

Saya sebagai Seorang Certified Professional Coach yang mendampingi Pak Bupati dalam Proses Pengembangan SDM Unggul dan Percepatan Pembangunan Ekonomi Kerakyatan di Kabupaten Maluku Tenggara melatih para Kepala OPD untuk dapat memiliki METODOLOGI yang tepat dalam melaksanakan Program Kerjanya secara Konvergen untuk mencapai hasil maksimal yang terukur dan tersistem.

Pada tulisan ini saya akan share tentang Metodologi Coaching yang digunakan dalam Focus Group Discussion untuk konvergen, semoga juga dapat menjadi panduan untuk para  Institusi, Organisasi ataupun Korporasi dalam melakukan Review dan Koordinasi dalam penentuan Fokus Kerja dalam unit kerja di departemen mereka.

DMAIC Model untuk lakukan Review Program secara efisien

Metodologi Coaching ini akan membantu para Kepala OPD untuk dapat menjelaskan sebuah program berikut dengan kejelasan alat ukur yang dilakukan. Metodologi ini bukanlah suatu sistem yang akan menggantikan Format Perencanaan dan Pelaporan yang telah digunakan oleh Institusi atau Organisasi pemerintahan selama ini. Metode ini akan membantu para Kepala OPD untuk memiliki Pola MINDSET yang terstruktur dalam menjalankan kepemimpinannya.

Apa itu DMAIC Model?

ini adalah metode Six Sigma yang saya gunakan sebagai metode diskusi yang terstruktur untuk mereview program kerja yang telah dilakukan. Metode DMAIC ini memiliki beberapa tahapan, yaitu Define, Measure, Analyze, Improve, & Control.

1. DEFINE,
Adalah tahapan diskusi untuk dapat menjelaskan definisi dari program yang dilakukan untuk dapat dipahami oleh tim kerja secara jelas tujuan, sasaran, target waktu, ukuran, tahapan dan hasil yang diinginkan.

Diskusi di tahap Definisi yang dibahas akan menyangkut beberapa hal yang saya buatkan pertanyaannya di bawah ini: (definisikan per project)

1. Apa Nama Program?
2. Kapan Program dimulai dan berakhir?
3. Hasil yang sudah dicapai?
4. Target Program kedepan?
5. Siapa yang mendapatkan hasildari Program yang dilakukan
6. Permasalahan dan Kendala yang dihadapi?
7. Input dan Masukan apa yang di dapat terkait Program?

2. MEASURE, 
Adalah tahapan diskusi untuk dapat menjelaskan UKURAN dari program yang telah dijalankan untuk dapat dipahami secara bersama pencapaian yang sudah dicapai.

Penjelasan pengukuran secara KUALITATIF & KUANTITATIF untuk proses pencapaian hasil yang dipahami dari setiap Projek atau Program yang dilakukan oleh setiap OPD terhadap KEBERHASILAN dan TARGET yang ditetapkan.

Pembahasan Alat Ukur Program menyangkut: (ukurlah setiap project yang dibahas)

1. Bagaimana mengukur Keberhasilan Program yang dijalankan?
2. Apakah Standard Pengukuran tersebut tepat dan terukur?
   (sertakan bukti atau data)
3. Apa Ukuran Kesuksesannya yang dapat mudah diketahui?
   (Jika dibuat Skala 1 sampai 10, saat ini Hasil dari Program tersebut ada di skala berapa?)

3. ANALYZE,
Analisa setiap Project ataupun Program yang dilakukan setiap OPD yang berhubungan dengan MISI yang dibahas di Group DISCUSSION, apakah sudah sesuai dengan target dan dijalankan dengan benar pelaksanaannya?

Analisa yang diberikan menyangkut: (analisa per project)

1. Analisa kondisi Project atau Program saat ini,…
2. Apakah Project atau Program tersebut sesuai dengan Target yang ditetapkan?
3. Siapa yang dapat membantu untuk membuat hasil lebih baik?
4. Apa sumber daya lain yang dibutuhkan?
5. Apa hal yang menyebabkan Project tidak sesuai target?
6. Apa hal terbesar yang menghambat tidak tercapainya Target?

4. IMPROVE,
PENGEMBANGAN apa yang perlu dilakukan terhadap Project ataupun Program yang berhubungan dengan MISI yang dibahas di Group DISCUSSION untuk mencapai target maksimal yang akan dilakukan?

Usulan Pengembangan yang diberikan dapat menyangkut: (analisa per project)

1. Jelaskan Struktur Tahapan Pelaksanaan Project dari Awal sampai akhir secara tahapan besar?
2. Apa aktifitas yang paling penting dilakukan untuk mencapai Target
3. Bagaimana melakukan Integrasi kembali untuk mencapai Target?
4. Apakah Cara yang perlu dilakukan untuk memenuhi target
5. Adakah Konsekwensi atau Kondisi yang harus dihadapi jika target tidak tercapai?

5. CONTROL, 
Apa alat atau sistem PENGAWASAN Project ataupun Program yang dilakukan setiap OPD yang berhubungan dengan MISI yang dibahas di Group DISCUSSION untuk mengetahui progress dan pengawasan dalam pencapaian Target yang ditetapkan?

Keterangan Pengawasan yang diberikan menyangkut: (analisa per project)

1. Alat Kontrol untuk mengawasi Resiko, Kualitas, Biaya, Penjadwalan, perubahan rencana dan lingkup pekerjaan.
2. Apa bentuk laporan yang dimiliki untuk setiap progress pekerjaan
3. Bagaimana mengetahui setiap Project atau Program berjalan dengan ON-Track
4. Bagaimana menjaga Project atau Program yang dilakukan bermanfaat dalam jangka panjang? (sertakan contoh alat kontrol di laporan)

Dari tahapan diskusi dalam Forum FGD yang terarah dan terukur, hasil pembahasan untuk Fokus kerja OPD di 2020 Kabupaten Maluku Tenggara pun lebih terstruktur untuk mendapatkan kesepakatan dari Program yang akan dilakukan ke depan.

Anda dapat menghubungi Master Coach Margetty Herwin di No. Telp. +62 812 1145 540 untuk Institusi, Organisasi atau Korporasi Anda terbantu dengan Metodologi Coaching Program dalam mencapai Target dan Proses kerja yang terstruktur dan tersistem.

Great Success