Sistem yang efektif dapat menyelamatkan Anda dan tim terhadap waktu, uang dan energi.
Aturan dasar untuk Men-Systemasi adalah Sistemasikan yang Rutin — Kecuali Human Respond.
Apa pun yang tidak dapat disistemasi perlu dijalankan oleh manusia. Selalu melihat dan menempatkan sistem sebagai supporting utama daripada mempekerjakan lebih banyak orang. Sebuah sistem berarti yang dilakukan secara konsisten, terlepas dari ketergantungan Team.
Perlu diperhatikan.
- Sistem menjalankan Bisnis …
- Team menjalankan Sistem …
- Anda memimpin Team Anda …
Ada empat langkah dasar untuk Mensistemasi bisnis …
Buat Alur Proses tahapan kerja di Bisnis Anda.
- Anda akan mengetahui bagaimana alur proses kerja di bisnis Anda
- Akan mudah melihat alur proses kerja untuk dibuat lebih efisien dan efektif
- Team Anda akan mengetahui secara jelas proses alur kerja yang disepakati.
Mendokumentasikan bagaimana itu akan dilakukan.
- Minta kepada anggota tim yang sedang melakukan pekerjaan untuk menuliskan setiap langkah dalam melakukan tugas.
- Tim Anda ini kemudian dapat meneruskan ke tim di proses berikutnya untuk melakukan tugas mengikuti langkah-langkah berikutnya dan menuliskannya.
- Sosialisasikan setiap Workflow Process kepada tim lain sampai Anda memastikan bahwa setiap orang dalam tim dapat melakukan tugas dengan tahapan benar tanpa intervensi.
Mengukur hasil menggunakan KPI (Key Performance Indicator).
- Tetapkan KPI kerja dari setiap langkah dalam Workflow atau High Level Process untuk menentukan Standar Ukuran kerja.
Pastikan Sistem Anda untuk selalu tumbuh berkesinambungan dengan tumbuhnya bisnis Anda.
- Pastikan bahwa sistem ini selalu dikoreksi dan dikembangkan secara berkala, sehingga memungkinkan untuk berkembang pada kecepatan yang seimbang dengan bisnis Anda yang terus berkembang.
Ketika Anda ingin menentukan darimana dapat memulai Systemasi, tanyakan beberapa hal di bawah ini,
- Apa yang harus Anda lakukan secara teratur agar anggota tim yang berada pada tahap pelaksana dapat melakukan system tersebut?
- Apakah sistem tersebut dapat dilakukan oleh tim, sehingga Anda dapat melakukan pekerjaan yang sifatnya lebih strategis dalam bisnis Anda?
- Apakah ada di dalam Tim Anda yang enggan melakukannya? Apa penyebabnya?
Beberapa tips terakhir …
- Sistem yang dibuat Jangan terlalu menyulitkan, maka tim Anda akan tidak mengikutinya.
- Gunakan gambar dan visual dalam pembuatan keterangan system atau SOP nya. Ini akan membuat sistem lebih mudah untuk diikuti.
- Dokumen dari Sistem yang dibuat mudah untuk diperoleh, dilihat atau diakses oleh anggota tim. Dan pastikan setiap orang memiliki satu atau tahu di mana mendapatkannya!
- Mengharuskan semua anggota tim Anda untuk secara berkala meninjau manual dengan tujuan untuk mengidentifikasi perubahan dibutuhkan secara tepat waktu dan kualitatif.
Contoh beberapa Sistem yang dapat dibuat.
- Operasional harian di office
- Menjawab telepon
- Pembelian dan pemeliharaan peralatan kantor dan peralatan
- Faxing dan e-mail
- Menangani surat distribusi keluar/masuk
- Back up dan pengarsipan data
- Pengembangan produk sistem
- Mengembangkan produk dan copyright
- Mengembangkan kemasan dan garansi bahan baku
- Mengembangkan metode manufaktur dan prosedur
- Mengembangkan manufaktur dan membuat penawaran
- Manufaktur dan Sistem Persediaan
- Memilih vendor
- Menentukan garansi produk atau jasa yang ditawarkan
- Menetapkan harga produk atau jasa (retail dan grosir)
- Menetapkan menyusun ulang proses untuk produksi persediaan
- Menerima dan menyimpan persediaan produk
- Merekonsiliasi persediaan fisik dengan catatan akuntansi
- Sistem Layanan Pelanggan
- Menanggapi keluhan pelanggan
- Mengganti produk cacat atau melakukan layanan jaminan lainnya
- Mengukur kualitas dan profesionalisme pelayanan
- Penjualan dan Pemasaran Sistem
- Buat rencana pemasaran secara keseluruhan
- Merancang dan memproduksi materi promosi
- Mengembangkan prospek
- Membuat rencana periklanan
- Membuat rencana hubungan masyarakat
- Membuat rencana Material Promosi
- Mengembangkan dan memelihara database
- Mengembangkan dan memelihara situs web
- Sistem pengukuran Prospek, Hot Prospek, pelanggan dan pelanggan loyal
- Ukur tingkat konversi untuk setiap tenaga penjual
Demikian sedikit penjelasan, mengenai bagaimana Anda secara bertahap dapat merapikan system di bisnis Anda,
Jika Anda menginginkan Free Coaching,..untuk mengetahui bagaimana kondisi bisnis Anda saat ini dan menanyakan bagaimana Coaching Program bisa membantu bisnis Anda, silakan hubungi WA SBCF Admin di 08121145540 untuk diaturkan bertemu dengan Coach Margetty Herwin.
Great Succes
