Legalitas Penting yang Perlu Dimiliki oleh UMKM untuk Naik Kelas

LEGALITAS PENTING YANG PERLU DIMILIKI OLEH UMKM

Oleh: Coach Margetty Herwin
Narasumber: Nurul Amalia, SmartLegal.id

Pendahuluan: Legalitas Bukan Beban, Tapi Investasi

Masih banyak pelaku UMKM yang menganggap urusan legalitas sebagai hal yang rumit dan tidak mendesak. Padahal, ketika usaha mulai berkembang dan dibutuhkan bukti formal di mata hukum atau saat ingin bekerja sama dengan perusahaan besar, ketiadaan dokumen legal bisa menjadi batu sandungan serius.

Seperti disampaikan oleh Nurul Amalia, Senior Konsultan di SmartLegal.id, legalitas adalah pondasi penting agar bisnis dapat bertumbuh secara berkelanjutan, turun-temurun, dan siap bekerja sama dengan berbagai pihak.
Ada tiga hal utama yang menjadi pilar legalitas bagi UMKM:

1. Legalitas usaha atau badan hukum
2. Perlindungan Hak Kekayaan Intelektual (HKI)
3. Perjanjian dan kontrak bisnis

Ketiga aspek ini sering kali diabaikan oleh para pengusaha kecil, padahal justru menjadi pembeda antara bisnis yang siap naik kelas dan bisnis yang berisiko bermasalah di kemudian hari.

1. Legalitas Usaha: Identitas dan Kredibilitas Bisnis

a. Mengapa Legalitas Itu Penting

Legalitas adalah bukti bahwa usaha kita diakui oleh negara dan dijalankan sesuai peraturan. Dengan legalitas, pelaku usaha mendapatkan kepercayaan lebih dari pelanggan, mitra bisnis, maupun lembaga keuangan.
Legalitas juga menjadi syarat wajib untuk mengakses berbagai bantuan pemerintah, pendanaan perbankan, dan program pemberdayaan UMKM.

Selama pandemi COVID-19, UMKM terbukti menjadi penyelamat ekonomi nasional. Namun ironisnya, sebagian besar pelaku usaha kecil masih beroperasi tanpa memiliki Nomor Induk Berusaha (NIB) atau bentuk izin dasar lainnya.
Kini, melalui sistem Online Single Submission (OSS-RBA) di bawah Kementerian Investasi, proses perizinan menjadi sangat mudah, gratis, dan dapat dilakukan secara daring tanpa birokrasi panjang seperti dulu.

b. Paradigma yang Harus Diubah

Ada tiga kesalahpahaman umum soal legalitas:

1. “Biayanya mahal.”
   Padahal biaya legalitas bukan cost tapi investment untuk melindungi bisnis di masa depan.
2. “Prosesnya ribet.”
   Sekarang sudah digital. Hanya dengan KTP, NPWP, dan data usaha, kita bisa memperoleh NIB dalam hitungan jam.
3. “UMKM tidak perlu izin.”
   Justru sejak awal usaha berdiri, legalitas dasar seperti NIB menjadi bukti profesionalisme pelaku usaha.

c. Risiko Lalai Legalitas

Era OSS memungkinkan pemerintah melakukan inspeksi langsung terhadap usaha tanpa perlu menunggu laporan.
Contoh kasus viral seperti “Mie Gacoan” menunjukkan bagaimana bisnis besar bisa terkena sanksi penutupan karena izin lokasi dan dokumen belum lengkap.
Kini pengawasan bisa dilakukan oleh Dinas Daerah, Satpol PP, hingga Kepolisian terutama untuk sektor makanan, konstruksi, dan kesehatan — tiga bidang yang tergolong berisiko tinggi.

Selain itu, kelalaian legalitas juga meninggalkan jejak digital negatif yang sulit dihapus.
Sekali nama usaha tercatat memiliki pelanggaran izin, reputasinya bisa rusak permanen di mesin pencarian.

d. Legalitas dan Skala Risiko Usaha

Dalam sistem OSS-RBA, izin usaha dikategorikan berdasarkan tingkat risiko:

• Rendah → Cukup NIB
• Menengah Rendah → NIB + Sertifikat Standar
• Menengah Tinggi / Tinggi → NIB + Sertifikat Standar + Izin Usaha Spesifik

Sektor berisiko tinggi meliputi:

• Kesehatan & makanan olahan
• Konstruksi & instalasi listrik
• Lingkungan hidup (limbah, bahan kimia)
• Keselamatan kerja & penyerapan tenaga kerja lintas daerah

2. Hak Kekayaan Intelektual (HKI): Lindungi Merek, Lindungi Nilai Bisnis

Banyak UMKM yang bangga punya brand unik, tapi lupa mendaftarkan merek dagang (trademark). Akibatnya, merek yang sudah dikenal bisa tiba-tiba diklaim pihak lain hanya karena mereka lebih dulu mendaftarkan.

a. Mengapa HKI Penting

Undang-undang HKI memberikan hak eksklusif kepada pemilik merek terdaftar. Sertifikat merek bahkan bisa digunakan sebagai jaminan kredit perbankan dan menaikkan nilai perusahaan secara signifikan.

Mendaftarkan merek bukan pengeluaran, tapi strategi investasi jangka panjang. Prosesnya kini mudah dan bisa dilakukan secara online di situs DJKI Kemenkumham, dengan biaya terjangkau bahkan untuk UMKM.

b. Prinsip “First to File”

Sistem HKI Indonesia menggunakan asas first to file — siapa yang mendaftar duluan, dialah yang sah sebagai pemilik.
Bahkan jika kita sudah memakai nama itu 5 tahun, tapi orang lain baru berdiri sebulan lalu dan sudah mendaftarkannya, maka hak resmi ada pada mereka.

Contoh klasiknya adalah sengketa merek IKEA Indonesia, di mana merek global itu kalah karena pihak lokal telah lebih dulu mendaftarkannya.

c. Jenis dan Kelas Merek

Merek terbagi dua kategori:

1. Kelas Produk – melekat pada barang yang dijual (misalnya botol minuman, pakaian, makanan).
2. Kelas Jasa – melekat pada layanan (misalnya salon, kafe, jasa pengiriman).

Sebuah bisnis bisa mendaftarkan lebih dari satu kelas. Misalnya “Kopi Tuku” mendaftarkan merek untuk nama tokonya (kelas jasa) sekaligus untuk produk botolan kopinya (kelas barang).

Masa berlaku sertifikat merek adalah 10 tahun dan dapat diperpanjang. Disarankan memperpanjang 6 bulan sebelum masa berlaku habis, karena perpanjangan setelah lewat akan lebih mahal.

d. HKI Lain yang Perlu Dikenal

Selain merek, ada bentuk HKI lain:

• Hak Cipta → untuk karya seni, musik, tulisan, desain logo.
• Desain Industri → untuk bentuk atau pola barang (misalnya desain botol, sepatu, atau kemasan).
• Tagline → kalimat unik yang juga bisa didaftarkan sebagai merek kata.

Semua perlindungan ini menambah value dan daya tawar bisnis ketika mencari investor atau mitra strategis.

3. Badan Usaha: Struktur Hukum yang Melindungi Pemilik

Memilih bentuk usaha bukan hanya soal formalitas, tetapi juga menentukan batas tanggung jawab hukum dan pajak.
Ada empat kategori besar badan usaha yang diatur berdasarkan modal dan jumlah pendiri:

a. Pilih yang Sesuai Karakter Usaha

• Perorangan atau PT Perorangan:
  Cocok untuk single fighter yang menjalankan usaha sendiri.
• CV:
  Cocok untuk bisnis keluarga dengan kepercayaan tinggi antar mitra.
• PT Umum:
  Cocok untuk bisnis kolaboratif, perlu investor, atau ingin ekspansi nasional.

Bedanya, usaha perorangan tidak memiliki pemisahan antara harta pribadi dan usaha, sedangkan PT memberikan perlindungan hukum karena statusnya sebagai badan hukum terpisah.

b. Perizinan Berbasis Risiko

Setiap badan usaha wajib memiliki:

1. Perizinan dasar → bukti kepemilikan/sewa tempat, IMB/PBG
2. Perizinan berusaha (NIB + izin kegiatan utama)
3. Perizinan pendukung (PB-UMKU) seperti izin edar, PIRT, atau sertifikasi halal

Untuk usaha rumahan atau skala mikro, NIB saja sudah cukup sebagai dasar legalitas untuk menjalankan kegiatan usaha.

c. Kewajiban Pelaporan

UMKM kini juga diminta aktif melaporkan aktivitas usaha melalui Laporan Kegiatan Penanaman Modal (LKPM).
Namun kewajiban ini hanya berlaku untuk usaha kecil-menengah, sedangkan usaha mikro tidak wajib melapor.

Selain itu, pelaku usaha juga perlu memperhatikan kewajiban pajak, ketenagakerjaan, dan BPJS sesuai jumlah karyawan yang dimiliki.

4. Perjanjian dan Kontrak Bisnis: Menjaga Hubungan Tetap Profesional

Sesi yang dibawakan oleh Farhan (SmartLegal.id) menegaskan bahwa perjanjian bukan hanya formalitas, tetapi alat perlindungan hukum bagi semua pihak yang terlibat — baik mitra, investor, karyawan, maupun vendor.

a. Tiga Jenis Dokumen Umum dalam Bisnis

1. Term Sheet / MoU (Memorandum of Understanding)
   Berisi poin kesepakatan awal, belum mengikat secara hukum.
2. Perjanjian (Contract / Agreement)
   Dokumen final yang mengikat dan memiliki konsekuensi hukum.
3. Addendum
   Tambahan perubahan isi kontrak yang disepakati di kemudian hari.

b. Unsur Penting dalam Kontrak

Sebuah perjanjian yang sah harus memenuhi:

1. Kesepakatan para pihak
2. Kecakapan hukum (dewasa/berwenang)
3. Objek yang jelas (produk, jasa, nilai transaksi)
4. Sebab yang halal (tidak bertentangan hukum)

Struktur perjanjian umumnya mencakup:

• Judul & Pembukaan
• Identitas Para Pihak
• Latar Belakang
• Batang Tubuh (hak, kewajiban, harga, jangka waktu, sanksi)
• Penyelesaian Sengketa (pengadilan / arbitrase)
• Tanda Tangan & Saksi
• Lampiran tambahan
• Kontrak di bawah tangan sekalipun tetap sah asal ditandatangani dan disaksikan dua pihak, misalnya oleh rekan kerja atau perantara usaha.

c. Contoh Kasus Nyata

Banyak UMKM yang menerima dana investor tanpa perjanjian tertulis, hanya dengan “kepercayaan”. Ketika bisnis tumbuh, terjadi konflik kepemilikan karena tidak ada kejelasan tentang:

• porsi saham,
• hak pengelolaan,
• pengembalian modal,
• dan pembagian keuntungan.

Padahal dengan kontrak sederhana sekalipun, semua hak dan kewajiban bisa diatur jelas sejak awal, menghindari perselisihan di kemudian hari.

d. Perjanjian dengan Vendor dan Karyawan

Pelaku usaha juga wajib memiliki perjanjian vendor (misalnya dengan penjahit, pemasok bahan, atau petani pemasok) dan kontrak kerja karyawan.
Perjanjian kerja bisa bersifat:

• Kontrak (PKWT) dengan masa waktu tertentu, atau
• Tetap (PKWTT) dengan pengangkatan resmi sebagai pegawai.

Untuk bisnis produksi (seperti konveksi, makanan, craft), kontrak vendor sederhana sangat penting agar kualitas, waktu pengiriman, dan tanggung jawab kerusakan bisa diatur jelas.

5. Franchise dan Kemitraan: Naik Level dengan Legalitas

Banyak UMKM ingin mengembangkan usaha melalui sistem franchise, tapi belum tahu bahwa waralaba memiliki syarat hukum yang ketat dari Kementerian Perdagangan:

• Sudah berjalan minimal 5 tahun
• Memiliki ciri khas bisnis dan SOP baku
• Telah terbukti menguntungkan

Jika usaha belum memenuhi syarat tersebut, gunakan istilah kemitraan bisnis, bukan “franchise”.
Dalam kemitraan, perjanjian bisa dibuat fleksibel — sesuai kesepakatan kedua belah pihak, tanpa harus memiliki izin waralaba resmi.

Kesimpulan: Saatnya UMKM Naik Kelas Lewat Legalitas

Legalitas bukan sekadar dokumen administratif, tapi benteng perlindungan dan alat percepatan pertumbuhan bisnis.
Dengan memiliki:

• NIB dan izin usaha,
• Sertifikat HKI atas merek dan desain, serta
• Perjanjian bisnis yang jelas,

maka UMKM akan terlihat lebih profesional, kredibel, dan siap menjalin kerja sama strategis dengan investor maupun perusahaan besar.

Sebagaimana penutup yang perlu dipahami,…

“Mengurus legal bukan beban, tapi investasi.
Karena legalitas melindungi usaha kita — hari ini, besok, dan untuk generasi penerus.”